只需要自己知道的下一項安排
線上會議中,下一項日程的鬧鐘響了,大家都問我是不是要走
怕耽誤下一場會議,設了手機鬧鐘。聲音卻被開著的麥克風收進去,本來想守時,反而打斷了正在進行的討論。
Nenne 編輯團隊 · 本文依日常生活中可能發生的情境重新構寫,並非真實使用者的親身見證。
觀看故事短片
兩場會議之間,幾乎沒有空檔
那天,線上會議接著開。第一場和第二場之間大約十分鐘,但要換資料、喝水、確認下一場連線。怕第一場拖長,我在下一場開始前設了手機鬧鐘,想要一個提醒自己準備的訊號。看起來,這是按時進入下一項安排的合理辦法。
加入前,我關掉電腦通知,免得共享螢幕時彈出訊息,也免得其他提醒分散注意。手機翻面放在桌上,戴好耳麥,檢查麥克風。畫面和音訊似乎都準備好了。待會兒手機會響的鬧鐘,卻沒算進這次檢查。
耳麥連著電腦。會議聲音、音樂都直接到耳邊,我覺得環境已經安靜了,也希望手機的提醒只有我能聽見。但希望並不會建立連線。手機沒有連上耳麥,而我沒測試聲音從哪裡播放,就加入了會議。
第一場的內容比平時多。議題一個接一個,看起來快結束時,又有人提問。我邊記筆記,邊在另一個視窗開下一場資料。不想顯得急著走,別人還在說,我也留著問題。想著已經設好鬧鐘,就能專心到它提醒我轉入下一項安排。
鬧鐘準時響了,反而成了問題
到設定時間,我正開著麥克風提問。手機鬧鈴插進了話裡。起初以為是別人那裡,接著感到桌面振動,才知道是自己。我停下,拿起手機,手指沒按準,鈴聲又重複了一遍。耳麥裡大家的沉默,感覺比自己的鬧鐘還響。
關掉後,有幾個人笑了。有人問我去哪裡,也有人開玩笑說吃午飯真準時。氣氛並沒有嚴重變壞。我解釋這是另一項日程的提醒,想接著提問,卻忘了剛才說到哪兒。對方也斷了思路,低頭確認了一下筆記。
之後,我確認麥克風把聲音傳了出去。手機揚聲器,就在開著的麥克風旁邊響了。戴耳麥,不會讓房間裡所有聲音都從會議裡消失。我也沒測裝置的降噪到底有多有效。個人日程,比預想更容易闖入大家的對話。
我道歉,縮短問題,並說自己快要去下一場會議了。還沒親自說明,鬧鐘就先替我宣佈了這個情況,有點尷尬。本想安靜結束、做好準備,結果多出關聲音、解釋和重新接話的過程。為了守時間的提醒,反而把會議的結尾弄複雜了。
會開完了,鈴聲還留在腦海裡
下一場會議沒有遲到,但上一場沒記全的內容讓我掛心。發訊息向參加者確認時,我還猶豫要不要再提剛才的鬧鐘。對方說沒關係,把需要的資訊整理給了我。讀著回覆,我才認真想,為什麼原本想保護的專注被打斷了:電腦螢幕的通知關了,桌上手機會發出的聲音卻沒檢查。
日程忙,不能一直看鐘,提醒仍然需要。別人說話時不停盯時間,也不是辦法。取消所有提醒,如果會議拖長,又可能錯過下一場。給自己的時間訊號依然有必要。這次經歷沒有讓需要消失,而是讓訊號該滿足什麼條件更清楚了。
我把手機和電腦並排放著,確認連線。會議聲音從電腦傳到耳麥,手機卻用自己的揚聲器。都是我的裝置,也不代表它們自動組成同一套系統。我之前只想到自己戴了耳機,實際還需要逐個確認裝置。
我把趕到下一項安排,和禮貌結束當前會議,分開考慮。鬧鐘能報設定時刻,卻不能決定對話會不會結束、自己是否該離開,或其他人還會問多少問題。提前說明能待到幾點,早些提出最後的問題,和找更安靜的提醒一樣有幫助。
本來只想提醒自己的時間,變成了全場都聽見的聲音。
先決定怎麼結束,再選提醒的方式
可以的話,我會給兩場會議之間留準備時間。離開一場就立刻進下一場,小小延誤也會讓人慌張。提前開好資料,把水放近,不讓找會議連結佔掉最後一分鐘。不把所有準備都寄託在一個聲音上,提醒後的行動也更明確。
有些日子,振動比較適合提醒自己。但手機放在桌上時,振動的聲音會不會被麥克風收進去,也要看。要用耳機鬧鐘,就先確認那副耳機確實連著這臺手機。原本連在電腦上的耳機,會議中改接手機,也可能改變會議聲音。我沒有選擇在會議進行中臨時切換連線。
新的裝置組合,我在會議之外測試:手機鬧鐘從哪裡響,自己能不能察覺。耳機漏音也會隨音量、佩戴情況變化,不能直接認為別人絕對聽不到。選足夠的音量,確認實際環境,比在尷尬時刻第一次嘗試更合適。
Nenne 這類應用,可以作為準備個人時間提醒的一種選擇。不過,能不能在保持會議裝置連線的同時使用,要用自己的裝置確認。它並不保證聲音絕對不會被另一個麥克風收進去;耳機斷開連線,也可能導致聽不到提醒。想顧好自己的時間,實際的連線方式也得安排在內。
下一次會議,提前說明了時間
幾天後,又有同樣擁擠的日程。我在開頭說明,下一項安排前能參加到幾點。先整理問題,標記最後要確認的內容。時間臨近,我察覺自己的訊號,看了眼螢幕,自然地提出最後的問題。不用再急著伸手抓一部響鈴的手機。
有人還想繼續討論,我們便約好我之後如何補上資訊。我離開,不代表整個會議都要結束。別人繼續聊,我稍後確認需要的部分。個人安排也能得到照顧,不必突然切斷大家的節奏。提前講清時間,比我想像中自然。
進入下一場會議前,我還能站起來喝口水。計劃中的空檔真的留了下來。以前覺得十分鐘只是兩個會議之間的數字,現在才感到,那是調整自己的狀態、切換資料的時間。重要的不只是鬧鐘設得準,而是結束後以什麼狀態開始下一件事。這次沒有留下剛才忙著關鈴聲的緊張。
現在,我也會想想開會時自己的桌邊會傳出什麼聲音。戴上耳機,並不代表周圍聲音都已經安排好了。下一項日程很重要,但沒必要讓所有人都聽見報時。給自己準備提醒,提前說明需要離開的時間。希望準時赴下一項安排時,也能讓正在說話的人把話說完。
也可以閱讀
Nenne
記住下一項安排,也別打斷正在說話的人。
如果需要只給自己的時間提醒,可以看看 Nenne 的耳機鬧鐘。先用自己的手機和耳機短暫測試,再依生活安排準備使用。
下載 Nenne